You got E-Mail - was nun?

 

Richtlinien für die Bearbeitung von Mails von Tom Kaufmann

1. Schaffe gute Rahmenbedingungen für die Bearbeitung:

  • Reserviere zusammenhängende Zeit für die Mail Bearbeitung!
  • Lass Dich nicht von Telefonaten / Besuchen ständig ablenken!

2. Reihenfolge der Bearbeitung der Mails:

Normale Tagesverarbeitung:

  • Die wichtigsten Mails zunächst: Mails vom Fachbereich / externe Partner, Mails von Chefs
  • Mut zur Lücke: Es wird Tage geben an den Du nicht alle Mails lesen kannst. Es wird Mails geben, die Du vielleicht nie liest.

Mailstaus (z.B. nach dem Urlaub):

  • Die jüngsten Mails zuerst / davon die wichtigsten, Begründung: Ältere Mails dürften in vielen Fällen schon erledigt sein, z.B. Einladungen zu Gesprächen, die schon stattfanden. Wirklich dringende Aufgaben (z.B. Produktionsstörungen) sind vermutlich auch schon erledigt.
  • Bei einer Mailkette stehen die entscheidenden Aussagen meistens in der jüngsten Mail (vielleicht hat ein anderer Empfänger der ursprünglichen Mail die Aufgabe schon erledigt).

3. Erste Schritte, wenn du eine Mail liest:

  • Von wem stammt das Schreiben?
  • Bist Du (alleiniger) Empfänger oder erhältst Du die Mail als cc?
  • Mach Dir ein Bild über die Wichtigkeit der Mail.
  • Entscheide, ob Handlungsbedarf grundsätzlich besteht.
  • Entscheide, ob Du die Aufgabe gleich angehst.

4. Bearbeitung zum späteren Zeitpunkt

  • Wenn du die Bearbeitung jetzt verschiebst, dann trage eine Wiedervorlage ein: Betreff, von, erhalten - sonst vergisst Du!
  • Mail / Ablage nach Bedarf ausdrucken / erlaubt eine offline Verarbeitung.

5. Sofortige Bearbeitung einer Mail bei Handlungsbedarf (Do it!!)

  • Stell dir vor, wie Du die Aufgabe grundsätzlich angehen willst.

Kannst Du die Aufgabe delegieren?

  • Formuliere einen SMARTen Auftrag (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Phased).
  • Überlege, wie Du die Aufgabe überwachen wirst (Vertrauen ist gut Wiedervorlage ist besser).

Bei Eigenerledigung:

  • Versuche die Aufgabe gleich zu erledigen!!!! Do it!
  • Willst Du mit Mail arbeiten? Manchmal ist ein Anruf oder ein kurzer Besuch effektiver. Aufträge können dann in beiderseitigem Einvernehmen vereinbart werden.
  • Erteile SMARTe Aufträge.
  • Falls erforderlich lege eine Akte an / stelle eine Wiedervorlage zur Überwachung von Aufträgen ein.

6. Nachbearbeitung der Mail nach Erledigung

  • Brauchst Du eine Kopie der Mail? Dann ausdrucken und gleich abheften.
  • Lösche die Mail oder schiebe die Mail in die Mail-Ablage.

 

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